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院屬各單位、院機(jī)關(guān)各部門：

現(xiàn)將《中國科學(xué)院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行）》印發(fā)你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

中國科學(xué)院

2021年6月1日

（此件主動公開）

中國科學(xué)院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行）

第一章?總?則

第一條?為規(guī)范中國科學(xué)院（以下簡稱“中科院”）電子文件歸檔與電子檔案管理工作，逐步推進(jìn)電子檔案單套制管理，確保電子檔案真實、完整、可用和安全，發(fā)揮其在科技創(chuàng)新活動中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局 科技部令第15號）及有關(guān)制度規(guī)范，結(jié)合中科院實際，制定本辦法。

第二條?本辦法適用于中科院電子文件歸檔與電子檔案管理工作，涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)符合國家保密管理要求。

第三條?本辦法所稱電子文件，是指通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻和視頻等各種信息記錄。

第四條?本辦法所稱電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

第五條?中科院電子文件歸檔與電子檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，遵循電子文件形成和電子檔案利用規(guī)律，堅持“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的基本原則。

第二章?管理職責(zé)

第六條?中科院辦公廳是全院檔案工作主管部門，負(fù)責(zé)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的宏觀管理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。中國科學(xué)院檔案館（以下簡稱“院檔案館”）負(fù)責(zé)組織實施，包括：

（一）負(fù)責(zé)制定中科院電子文件歸檔與電子檔案管理制度規(guī)范；

（二）負(fù)責(zé)中科院電子文件歸檔與電子檔案管理工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查與評價；

（三）負(fù)責(zé)建設(shè)中科院數(shù)字檔案館；

（四）負(fù)責(zé)院機(jī)關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理工作，建設(shè)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室；

（五）負(fù)責(zé)進(jìn)館電子檔案接收、管理、長期保存和知識服務(wù)。

第七條?院機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)將電子文件歸檔與電子檔案管理工作納入本部門相關(guān)制度規(guī)范和工作流程；負(fù)責(zé)本部門電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、整理和歸檔工作；負(fù)責(zé)協(xié)助落實本部門建設(shè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與機(jī)關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)的相互銜接。

第八條?院屬單位負(fù)責(zé)本單位電子文件歸檔與電子檔案管理工作具體實施，包括：

（一）將電子文件歸檔與電子檔案管理納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，配套制定相關(guān)制度規(guī)范；

（二）統(tǒng)籌推進(jìn)本單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接；

（三）將電子文件歸檔納入本單位相關(guān)制度規(guī)范和工作流程，推動本單位電子文件歸檔與科研、管理工作同步開展；

（四）配好配齊綜合檔案室檔案工作人員，并為電子文件歸檔與電子檔案管理工作提供充分的條件保障；

（五）明確本單位相關(guān)部門電子文件歸檔與電子檔案管理工作職責(zé)：

1. 電子文件形成或辦理部門：負(fù)責(zé)電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、整理和歸檔工作。

2. 綜合檔案室：負(fù)責(zé)建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)；提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求；開展電子文件歸檔工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查；承擔(dān)電子文件歸檔接收和電子檔案管理、利用、統(tǒng)計、鑒定、處置以及向院檔案館移交等工作。

3. 信息化部門：協(xié)助建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能和電子檔案管理系統(tǒng)；為電子文件歸檔與電子檔案管理工作提供技術(shù)支持；負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)維工作。

4. 保密部門：會同綜合檔案室加強(qiáng)涉密電子文件歸檔與電子檔案保密管理。

第三章?系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)維

第九條?各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備歸檔功能，能夠完整收集歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)；應(yīng)與電子檔案管理系統(tǒng)相互銜接，能夠按標(biāo)準(zhǔn)生成歸檔數(shù)據(jù)包，或直接向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

第十條?各單位電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案管理配置、歸檔電子文件收集、電子檔案管理、電子檔案安全管理和系統(tǒng)管理等功能。系統(tǒng)基本功能和可選功能參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2014〕4號）、《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》（檔辦發(fā)〔2016〕3號）、《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號）、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（檔辦發(fā)〔2017〕3號）、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）等規(guī)定執(zhí)行。

第十一條?各單位電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、存儲和備份等設(shè)備應(yīng)滿足電子文件歸檔與電子檔案管理工作需求，符合國家網(wǎng)絡(luò)與信息安全相關(guān)要求。

第十二條?各單位電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》（DA/T 56-2014）的要求執(zhí)行，并納入本單位信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)體系。

第十三條?各單位電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》（檔辦發(fā)〔2013〕5號）、《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》（檔辦發(fā)〔2016〕1號）等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，至少通過信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)二級測評，并納入本單位安全管理體系。涉密電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)按照涉密計算機(jī)信息系統(tǒng)分級保護(hù)等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章?電子文件歸檔

第十四條?各單位應(yīng)根據(jù)國家和院有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際明確本單位各類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍和保管期限。

第十五條?各單位應(yīng)以在線或離線方式，按要求同步收集電子文件及其元數(shù)據(jù)，并確保其齊全完整、來源可靠、未被非法篡改且關(guān)聯(lián)關(guān)系持久有效。

第十六條?電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)按通用格式歸檔，具體包括：

版式文件：OFD、PDF/A

位圖/照片文件：JPG、TIF

二維矢量文件：SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF

三維矢量文件：STEP

數(shù)據(jù)庫：ET、XLS、DBF、XML

音頻文件：WAV、MP3

視頻文件：MP4、AVI、MXF

電子郵件：EML

網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件：HTML

電子文件元數(shù)據(jù)及紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)：XLS、XML

第十七條?各單位應(yīng)在電子文件形成、辦理或收集等過程中，完成電子文件保管期限鑒定、分類、排序、命名和格式轉(zhuǎn)換等整理活動。非通用格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式，并連同原格式文件一并歸檔。經(jīng)信息技術(shù)手段加密的電子文件應(yīng)在解密后歸檔。

第十八條?各單位應(yīng)按要求及時歸檔經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)。已經(jīng)實現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理的，電子文件應(yīng)在辦理完畢后實時歸檔；科研電子文件歸檔時間最遲不能超過結(jié)題驗收后3個月；其他電子文件歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的次年6月。

第十九條?各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)原則上應(yīng)在線歸檔，科學(xué)數(shù)據(jù)等特殊類型的電子文件可邏輯歸檔。因網(wǎng)絡(luò)類型不同無法在線歸檔或不經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的歸檔電子文件可離線歸檔。

第二十條?各單位應(yīng)對歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，并對其真實性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測，檢測合格率應(yīng)達(dá)到100%。

第二十一條?各單位應(yīng)履行歸檔交接手續(xù)，并形成《電子文件歸檔登記表》（附件1）。

第二十二條?同時滿足下列條件的，電子文件可僅以電子形式歸檔保存：

（一）形成的電子文件來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

（二）形成電子文件的系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式要求的電子文件，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長期保管要求；

（四）采取有效措施，防止電子檔案被篡改；

（五）建立電子檔案備份機(jī)制，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第五章?電子檔案管理

第二十三條?各單位應(yīng)依據(jù)檔號等標(biāo)識符構(gòu)成要素在存儲設(shè)備中建立文件夾，分類、有序地存儲電子檔案及其組件，在元數(shù)據(jù)中記錄電子檔案存儲路徑。

第二十四條?各單位應(yīng)根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）的要求，制定電子檔案備份方案和策略，對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等實施在線和離線備份，并定期進(jìn)行存儲介質(zhì)檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時處置。按要求形成《電子檔案備份、遷移申請表》（附件2），執(zhí)行相關(guān)操作并形成《電子檔案備份、遷移操作登記表》（附件3）。

第二十五條?各單位應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求，設(shè)置電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)的利用權(quán)限，鼓勵擴(kuò)大歸檔科學(xué)數(shù)據(jù)等電子檔案的共享利用范圍。

第二十六條?各單位應(yīng)對本單位各門類電子檔案數(shù)量和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計，并按要求向國家和中科院報送統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

第二十七條?各單位應(yīng)定期組織對已達(dá)到保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定，提出處置意見，并嚴(yán)格按要求履行相關(guān)審批手續(xù)。

經(jīng)鑒定銷毀的電子檔案，各單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行，形成《電子檔案銷毀登記表》（附件4）并歸檔永久保存。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理。

經(jīng)鑒定需要續(xù)存的電子檔案，應(yīng)及時修改相應(yīng)電子檔案的保管期限及相關(guān)元數(shù)據(jù)。

第二十八條?各單位應(yīng)定期組織對涉密電子檔案進(jìn)行解密審查，提出降密、解密、延長保密期限或提升密級等處置意見，并按要求嚴(yán)格履行相關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可實施。

第二十九條?各單位應(yīng)按照中科院檔案移交進(jìn)館工作整體部署，開展電子檔案移交進(jìn)館工作。具備條件的單位，可在電子文件歸檔后實時向院檔案館移交。有特殊要求的進(jìn)館電子檔案，經(jīng)院檔案館同意，可適當(dāng)延長移交時限。

第六章?附?則

第三十條?本辦法未盡事宜，參照國家和中科院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十一條?本辦法由中國科學(xué)院辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第三十二條?本辦法自發(fā)布之日起實施。